Tổ Chức Họp Lớp
QUY TRÌNH VÀ CÁCH TỔ CHỨC HỌP LỚP CỤ THỂ, CHI TIẾT NHẤT
Nhiều năm mới có dịp về lại trường xưa cùng lứa bạn bè một thời, họp lớp là dịp rất đặc biệt và ý nghĩa với chúng ta khi đã trưởng thành. Bên cạnh phần hội vui nhộn với các trò chơi họp lớp thì không thể thiếu phần lễ trang trọng. Để buổi gặp này được trọn vẹn nhất, mời bạn cùng tham khảo cách tổ chức họp lớp do TST Entertainment chia sẻ ngay sau đây.
1. Quy trình tổ chức họp lớp chi tiết
Thông thường, tùy thuộc vào từng lớp sẽ có cách tổ chức họp lớp khác nhau sao cho phù hợp. Sau đây là mẫu quy trình tổ chức sự kiện họp lớp cơ bản dành cho bạn tham khảo:
1.1. Bầu ban tổ chức họp lớp
Đây là công việc cần làm đầu tiên của tất cả các thành viên khi muốn tổ chức sự kiện họp lớp. Ban tổ chức họp lớp là những người được số đông bầu ra có nhiệm vụ lên kế hoạch, chịu trách nhiệm nội dung, hậu cần, kiểm soát ngân quỹ,… trong suốt quá trình diễn ra họp. Đây còn là những người liên hệ trực tiếp với đơn vị tổ chức sự kiện để thực hiện buổi họp. Họ còn là người kết nối các thành viên, cung cấp thông tin chính thức về sự kiện để buổi gặp diễn ra đầy đủ thành viên nhất.
Ban tổ chức họp lớp là những người kết nối các thành viên
1.2. Lên ý tưởng, chủ đề cho sự kiện họp lớp
Sau khi bầu ra những người tổ chức, lớp sẽ tiến hành lên ý tưởng, chủ đề và cách tổ chức họp lớp cho ngày gặp mặt dựa trên sự dẫn dắt của ban tổ chức họp lớp. Lớp có thể sáng tạo ra nhiều ý tưởng mới, chủ đề chính sử dụng trong sự kiện. Hoặc bạn có thể chọn những chủ đề gắn với thời điểm hiện tại, kỉ niệm đã từng trải qua cùng nhau, hoặc gợi nhớ đến người thầy, cô đáng kính.
Bên cạnh đó, khi chốt đã được ý tưởng, chủ đề của buổi họp lớp, bạn nên đặt thêm áo đồng phục có hình ảnh, slogan thể hiện chủ đề của buổi họp đó để dễ dàng tăng sự kết nối, hào hứng cho các thành viên. Nếu bạn đang tìm đơn vị may in đồng phục uy tín và được lên thiết kế riêng miễn phí, đừng ngại gọi ngay hotline: 0969 228 488 của Đồng Phục Bốn Mùa nhé!
Lớp có thể sáng tạo ra nhiều ý tưởng họp lớp mới
1.3. Lên danh sách thành viên tham gia
Việc lên danh sách số thành viên sẽ tham gia giúp người tổ chức sự kiện họp lớp nắm rõ số lượng và cách thức liên hệ với họ. Đồng thời ban tổ chức cũng có thể tìm hiểu lý do những thành viên không thể tham gia để hạn chế việc sử dụng dịch vụ và kiểm soát tốt ngân sách. Đặc biệt khi lên danh sách người tham gia bạn cũng nên nhớ tính số giáo viên cần mời. Đây là thành phần khách mời không thể thiếu trong buổi gặp mặt họp lớp này.
Việc lên danh sách số thành viên sẽ tham gia là rất cần thiết
1.4. Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức
Bước tiếp theo và cũng rất quan trọng chính là chọn thời gian và nơi tổ chức họp lớp. Đây là việc làm không thể thiếu và là cách tổ chức họp lớp thông minh để có số lượng thành viên đông đủ nhất. Về thời gian, bạn nên chọn vào khoảng thời gian mọi người được nghỉ dài từ 3 – 4 ngày. Hoặc bạn nên chọn tổ chức họp lớp vào các dịp kỷ niệm thành lập trường, thành lập khoa, hoặc các ngày có ý nghĩa đặc biệt khác. Thường thì mỗi lớp sẽ thống nhất một ngày cố định để các thành viên dễ dàng sắp xếp khi gần tới hẹn.
Về thời gian, bạn nên chọn lúc mọi người được nghỉ dài từ 3 – 4 ngày.
Đối với địa điểm tổ chức, bạn có thể thống nhất kịch bản tập trung tại cổng trường sau đó các thành viên sẽ di chuyển đến nhà hàng, trung tâm tổ chức sự kiện đã đặt trước, nhà giáo viên… Việc này sẽ tránh lạc đường hoặc công sức chỉ dẫn lộ trình và hơn hết, các thành viên tập trung lại và cùng đi sẽ gia tăng tình cảm hơn.
1.5. Chuẩn bị nội dung cho chương trình họp lớp
Đây là bước rất quan trọng trong trình tự cách tổ chức họp lớp. Xu hướng tổ chức họp lớp ngày nay là càng đơn giản, đầm ấm, gắn kết mọi thành viên và có cơ hội hàn huyên chuyện cũ càng tốt. Sau đây là các bước để lên nội dung họp lớp trọn vẹn nhất.
Cần chuẩn bị tốt nội dung cho chương trình họp lớp
1.5.1. Chuẩn bị tổ chức chương trình
Để buổi họp lớp diễn ra thành công và ấn tượng, bạn sẽ cần chuẩn bị, sắp xếp các công việc sau:
- Trang trí sân khấu tổ chức: treo banner, băng rôn, khẩu hiệu,…
- Kiểm tra dụng cụ, thiết bị: âm thanh, ánh sáng
- Kiểm tra không gian ăn uống: các loại đồ ăn nhẹ như bánh kẹo, nước ngọt, trà, cà phê…
- Kiểm tra lại đạo cụ cần thiết nếu chơi trò chơi sự kiện
1.5.2. Diễn biến buổi họp lớp
- Đến trường học thăm lại giảng đường, khuôn viên xưa, ôn lại kỷ niệm cũ
- Các thành viên và giáo viên chủ nhiệm gặp mặt, di chuyển đến địa điểm tổ chức họp lớp
- MC hoặc thành viên lớp phát biểu lý do, gửi lời cảm ơn
- Xem lại video hoặc hình ảnh gợi nhớ kỷ niệm của các thành viên
- Cả lớp dùng tiệc, trò chuyện và hát hò
- Tham gia các trò chơi vui nhộn (nếu có)
1.5.3. Kết thúc chương trình
- Tặng quà lưu niệm cho giáo viên chủ nhiệm và các thành viên trong lớp
- Hát những bài hát về mái trường, thầy cô, bạn bè cùng nhau
- Ban tổ chức quyết toán và thực hiện thu ngân sách
- Chào tạm biệt
3. Các lưu ý khi tổ chức họp lớp
Với kịch bản khá đầy đủ trên đây sẽ phần nào giúp lớp bạn có buổi gặp mặt trọn vẹn nhất. Ngoài ra, bạn cũng nên lưu ý về cách tổ chức họp lớp rất quan trọng sau để buổi gặp này thêm phần ý nghĩa nhé.
3.1. Dự kinh phí tổ chức
Đây là vấn đề mà bạn cần đặc biệt lưu tâm khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào. Sau khi tốt nghiệp không phải ai cũng có công việc, thu nhập ổn định cũng như thuận lợi trong cuộc sống. Vì vậy những người tổ chức sự kiện họp lớp cần tìm hiểu rõ ràng và linh hoạt trong vấn đề thu nhập của mỗi thành viên. Từ đó bạn sẽ đưa ra mức kinh phí tổ chức họp lớp phù hợp nhất.
Bạn nên đưa ra mức kinh phí họp lớp phù hợp
3.2. Cân nhắc thời gian tổ chức
Trong các cách tổ chức họp lớp hiệu quả thì không thể thiếu việc cân nhắc thời gian diễn ra buổi họp mặt. Đây là yếu tố thực sự quan trọng và sẽ quyết định đến số lượng thành viên tham gia họp lớp. Thường khi đã tốt nghiệp các trường trung cấp, cao đẳng, đại học người ta sẽ chọn họp lớp khoảng 5 – 10 năm 1 lần. Hoặc nếu là khoảng thời gian ngắn để gặp nhau thường là những nhóm bạn chơi thân và ở gần nhau sẽ tiện lợi hơn.
Cần lưu ý về thời gian tổ chức là 5, 10 năm gắn với dịp đặc biệt
3.3. Quà lưu niệm cho sự kiện
Quà tặng họp lớp chính là vật giúp lưu giữ kỉ niệm sau mỗi lần họp lớp cũng là cách tổ chức họp lớp gây thiện cảm nhất. Bạn có thể chọn những món quà đơn giản như áo lớp, mũ lưỡi trai, cái cốc,.. có in chữ, hình của lớp. Hoặc bạn có thể đặt những kỷ niệm chương pha lê, bộ ấm sứ Bát Tràng hay bộ ly cốc thủy tinh,… rất sang trọng và giá trị.
Nên chọn những món quà đơn giản như áo lớp, mũ lưỡi trai, cái cốc,.. có in chữ, logo lớp
Trên đây là cách tổ chức họp lớp trọn vẹn với kịch bản và những lưu ý cần thiết nhất dành cho bạn. Chúc bạn có một buổi họp lớp đầy ý nghĩa.
