Tổ Chức Sự Kiện Họp Báo, Hội Thảo

 27 BƯỚC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ ĐẦY ĐỦ TỪ A ĐẾN Z ĐỂ SỰ KIỆN THÀNH CÔNG TRỌN VẸN

Bạn đang lên kế hoạch để chuẩn bị cho một buổi hội nghị quan trọng của công ty và chưa biết nên làm thế nào để thu xếp chúng một cách ổn thỏa. Đừng lo lắng, 27 bước tổ chức hội nghị đầy đủ từ A-Z dưới đây sẽ giúp bạn có một sự kiện thành công hoàn hảo. 

1. Năm rõ các yêu cầu về hội nghị, hội thảo từ cấp trên

Trước khi nói đến việc nên tổ chức hội nghị, hội thảo như thế nào thì công việc đầu tiên của bạn chính là nắm rõ những yêu cầu về sự kiện từ ban lãnh đạo. Hãy xác định sự kiện này được mở ra nhằm mục đích gì? Và nó mang lại những lợi ích gì cho công ty. Dựa vào những thông tin đó, bạn có thể xác định được mục tiêu của sự kiện, từ đó dễ dàng thiết lập kế hoạch và chuẩn bị tốt cho sự kiện hơn.

Nắm rõ yêu cầu tổ chức hội nghị

Một số câu hỏi để bạn có thể nắm rõ yêu cầu từ ban lãnh đạo tốt hơn có thể kể đến như: 

• Đối tượng, Khách mời, Khách hàng mục tiêu của buổi hội thảo là ai? 
• Khi nào sự kiện được diễn ra? 
• Sẽ có bao nhiêu khách mời tham dự? 
• Chi phí được cấp để tổ chức hội thảo là bao nhiêu?

2. Xác định chủ đề và nội dung buổi hội thảo hướng đến 

Sau khi đã nắm vững các yêu cầu của hội nghị, hãy xác định chủ đề cụ thể mà hội thảo muốn hướng đến. Giai đoạn này hãy tham khảo thật nhiều nguồn từ các công cụ tìm kiếm, từ mạng xã hội để có được ý tưởng tốt hơn. Một số chủ đề cho hội thảo thường thấy như: 

• Lễ tri ân khách hàng 
• Lễ ra mắt sản phẩm
• Lễ tổng kết năm
• Lễ trao giải 
• Lễ vinh danh
• Hội nghị khoa học 
• Hội nghị công ty cuối năm 
• Hội thảo tổng kết tình hình kinh doanh
• Hội nghị khách hàng,...

Sau khi đã xác định hướng đi của sự kiện, đây chính là lúc bạn lên những nội dung cụ thể cho hội nghị.

Xác định mục tiêu mà hội nghị muốn hướng đến

3. Xác định concept hội thảo

Khi đã có mục đích, nội dung và chủ đề cụ thể của sự kiện, hãy lựa chọn những concept tổ chức sao cho phù hợp với phong cách cũng như mong muốn của công ty. Và đừng nghĩ rằng hội nghị là nhàm chán vì bạn hoàn toàn có thể khiến chúng trở nên thú vị nếu biết cách lựa chọn concept đấy.

Lựa chọn concept tổ chức phù hợp

Lấy ví dụ: Nếu bạn cần tổ chức một buổi hội thảo ra mắt sản phẩm mới. Bạn có thể lựa chọn concept hội nghị kết hợp với triển lãm sản phẩm. Trong triển lãm, bạn không chỉ giới thiệu được những sản phẩm mới sắp được ra mắt mà còn có thể trưng bày các sản phẩm trước đây. Từ đó, tạo sự thu hút cho khách hàng và nếu may mắn có thể chốt sale cả sản phẩm mới lẫn cũ. Thông qua đó, các giá trị, cũng như hành trình doanh nghiệp bạn có thể được quảng bá rộng rãi với các khách mời.

Ngoài ra, bạn cũng có thể lên ý tưởng kết hợp các buổi hội nghị với các bữa tiệc như:

• Hội nghị kết hợp Tiệc Tất Niên.
• Hội nghị kết hợp Year End Party.
• Hội nghị kết hợp Tiệc Tân Niên.
• Hội nghị kết hợp Sinh Nhật Công Ty.
• Hội nghị kết hợp Lễ Tri Ân Khách Hàng
• Hội nghị kết hợp Tiệc Giáng Sinh.
• Hội nghị kết hợp với Teambuilding
• Hội nghị kết với Company Trip
• Hội nghị kết hợp Gala Dinner
• Hội nghị kết hợp với Lễ Khen Thưởng Nhân Viên,...

Tuy bước này cần nhiều thời gian để đầu tư, nghiên cứu nhưng nếu bạn có những ý tưởng tổ chức hội thảo tốt, sự kiện của bạn sẽ nắm nhiều phần thành công đấy.

Hội nghị công ty kết hợp Gala Dinner

4. Lên kế hoạch tổ chức cho sự kiện của bạn 

Kế hoạch, quy trình cụ thể cho sự kiện của bạn chính là mấu chốt quan trọng để các công đoạn sau đó được vận hành một cách trơn tru nhất. Trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện bạn cần đề cập đến mục đích, mục tiêu, chủ đề, nội dung và concept  của buổi hội thảo. Sau đó, liệt kê tất cả các đầu việc cần làm để có một buổi hội thảo như mong muốn. Các công việc càng được liệt kê một cách cụ thể thì lúc triển khai sẽ dễ dàng và đúng tiến độ.

Ngoài ra, trong bản kế hoạch, bạn nên phân đầu việc theo từng giai đoạn thời gian để hoàn thành chúng tốt hơn.

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện rõ ràng

5. Hoạch định kế hoạch dự phòng

Một sự kiện dù có hoàn hảo đến nhường nào thì cũng có thể gặp phải những sai sót hoặc tình huống bất ngờ. Khi đó, bạn cần các kế hoạch dự phòng để giải quyết vấn đề phát sinh một cách suôn sẻ nhất.

Một điều cần lưu ý đó là, nếu bạn đã triển khai công việc theo kế hoạch dự phòng, hãy dành thời gian để rà soát các vấn đề về cả tiến độ lẫn chi phí để điều chỉnh sao cho phù hợp nhé!

6. Xác định tổng ngân sách tổ chức sự kiện

Mặc dù công ty đã cấp một khoảng ngân sách để bạn tổ chức sự kiện một cách hoàn hảo. Tuy nhiên, nếu không biết cân đối chi phí cũng như phân chia chúng tốt, bạn có thể gặp vấn đề về hao hụt ngân sách. Ngoài ra, luôn có một khoảng chi phí dự phòng cho những sự kiện bất ngờ ập đến. Khoảng dự phòng này có thể nằm khoảng từ 5% -10% của tổng ngân sách thực hiện sự kiện.

7. Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị

Để hội nghị được diễn ra hoàn hảo nhất, bạn cần chọn một không gian tổ chức hoàn hảo. Chưa kể đến, địa điểm tổ chức hội nghị này còn phải nằm ở vị trí đẹp, thuận tiện cho việc đi lại của khách mời.

Không dừng lại ở đó, các trang thiết bị được đầu tư hoàn hảo về kỹ thuật và được bảo dưỡng tốt, nhằm mang đến chất lượng hội nghị một cách tốt nhất.

8. Lựa chọn dịch vụ hội nghị chuyên nghiệp

Đi kèm với những kịch bản chương trình hoàn hảo là một ekip tổ chức có tâm. Đối với các doanh nghiệp, bạn có thể tận dụng các nhân viên của mình để tổ chức chương trình nếu công ty đã có kinh nghiệm trong việc này. Nhưng nếu không, bạn có thể chọn một dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo để họ thực hiện thay bạn.

9. Chuẩn bị backdrop, banner, standee cho sự kiện

Tùy vào từng chương trình, sự kiện và quy mô của chúng mà bạn có thể chọn có nên sử dụng backdrop, banner và standee hay không. Dưới đây, chúng tôi sẽ sơ lược về công dụng của chúng để bạn có cái nhìn rõ hơn nhé!

• Backdrop: Phông nền được đặt trên sân khấu. Đôi khi bạn cũng có thể đặt thêm một backdrop ở lối vào hay sảnh đón khách để khách mời có thể dễ dàng check in tại sự kiện.
• Banner: Banner là những hình ảnh, thông tin mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng, chúng có thể được treo hoặc đặt xung quanh nơi tổ chức sự kiện của bạn. Standee cũng là một dạng banner thường được đặt ở cửa vào, chứa bao quát tất cả thông tin của sự kiện.

Backdrop được chiếu trực tiếp trên sân khấu của khán phòng

10. Chuẩn bị tài liệu liên quan cho hội nghị

Một số hội nghị, hội thảo sẽ được tổ chức để họp về một vấn đề nào đó hoặc để quảng bá một sản phẩm mới ra mắt.Nên việc chuẩn bị tài liệu được thảo luận cũng như tài liệu về sản phẩm là một điều hết sức quan trọng. Sau khi doanh nghiệp đã thống nhất về bộ tài liệu sẽ sử dụng trong buổi hội nghị, bạn hãy rà soát lại lần cuối và mang đi kiểm tra chất lượng in ấn có đạt yêu cầu không, để chỉnh sửa kịp thời.

11. Làm việc với các diễn giả, chuyên gia và MC

Các diễn giả, chuyên gia, cũng như MC đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của sự kiện. Vì vậy, việc chọn diễn giả, chuyên gia, MC cần được đầu tư thời gian và công sức. Hơn hết, hãy thảo luận kỹ càng các vấn đề sẽ diễn ra trong buổi hội thảo để chắc chắn không xảy ra sai sót. Ngoài ra, hãy thương lượng kỹ về mức lương, cũng như thường xuyên liên hệ với diễn giả, MC để đảm bảo họ không sử dụng giờ cao su trong sự kiện của bạn.

12. Chuẩn bị quà lưu niệm cho khách mời

Với mỗi sự kiện kể cả quy mô lớn lẫn nhỏ, sự thành công nhất của buổi tiệc chính là khiến khách mời có ấn tượng sâu sắc về chương trình. Một trong những cách khiến khách hàng nhớ về sự kiện đó chính là chuẩn bị những món quà nho nhỏ thể hiện lòng hiếu khách. Bạn có thể sử dụng cơ hội này để tạo ấn tượng tốt cho khách hàng cũng như khiến họ nhớ về mình. Nhiều doanh nghiệp còn đầu tư in tên thương hiệu lên các món quà họ tặng cho khách mời. 

Chuẩn bị quà lưu niệm cho khách mời

Sau đây là một số món quà mà TST gợi ý cho bạn: Sổ tay lưu niệm, Bình nước, cốc nước, Bút máy, Túi xách, Bánh Kẹo, Voucher mua hàng từ các hãng nổi tiếng, Túi đựng đồ,...

13. Bố trí văn nghệ cho sự kiện

Để tăng thêm không khí cho buổi hội nghị, ngoài việc thảo luận các vấn đề chính, bạn có thể sắp xếp một số tiết mục cho chương trình. Những tiết mục này có thể là múa, hát, hài kịch, ảo thuật,... Nếu đầu tư để chúng liên kết với các chủ đề của hội thảo, chắc chắn những tiết mục văn nghệ này sẽ tạo ra ấn tượng sâu sắc với khách mời. 

Ngoài ra, nếu phù hợp, bạn có thể tổ chức một số trò chơi giữa giờ để khách mời có thể hoạt động một chút, xốc lại tinh thần để tập trung vào buổi hội thảo.

Văn nghệ làm tăng thêm không khí cho sự kiện

14. Tiệc giữa giờ sẽ khiến buổi hội thảo thêm nhẹ nhàng

Thông thường với những buổi hội thảo kéo dài từ 4 đến 5 tiếng, khách mời sẽ có xu hướng đói bụng và muốn ăn nhẹ một chút gì đó. Để thể hiện sự tinh tế của công ty, bạn hãy chuẩn bị một vài bàn tiệc teabreak nho nhỏ phòng trường hợp khách hàng đói bụng nhé! 

Còn nếu sự kiện không có teabreak giữa giờ, hãy lưu ý để khách mời nghỉ ngơi một chút từ 10 đến 15 phút để họ có tinh thần tập trung vào hội thảo hơn nhé!

Chuẩn bị teabreak giữa tiệc

15. Đãi tiệc khách mời 

Tùy vào tính chất của bữa tiệc mà bạn có thể quyết định có nên đặt tiệc hội nghị, đãi khách mời hay không. Tuy nhiên, đối với những sự kiện kéo dài cả ngày trời thì đây là một điều không thể thiếu. 

Đãi tiệc khách mời

Bạn hãy lựa chọn những món ăn phù hợp với độ tuổi, đặc điểm vùng miền hoặc sở thích chung của khách hàng. Ngoài ra, bạn cũng nên chọn một địa điểm có đánh giá tốt về chất lượng cũng như hương vị để đãi tiệc.

Món ăn tinh tế

16. Chuẩn bị thiệp mời 

Trước đây, các hội nghị, hội thảo sẽ chuẩn bị thiệp mời và gửi các thiệp mời đó đến tận tay khách hàng. Tuy nhiên, với thời buổi công nghệ phát triển như hiện tại, việc gửi thiệp mời cũng được thực hiện dưới hình thức online. Đây là một phương pháp được rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng, các công ty chỉ cần thiết kế một vài thiệp mời, sau đó gửi email cho khách mời. Đây cũng là một cách tiết kiệm chi phí tổ chức hội nghị hữu ích cho doanh nghiệp.

17. Truyền thông cho sự kiện 

Một sự kiện có thể sẽ ít người biết đến nếu thiếu truyền thông. Bạn không cần phải đầu tư vào truyền thông rầm rộ để sự kiện nhiều người biết đến, bạn chỉ cần tập trung truyền thông cho các đối tượng khách mời và có khả năng sẽ trở thành khách mời của bữa tiệc. Lấy ví dụ rõ hơn: Hội thảo của bạn giới thiệu về một khóa học kinh doanh mới, bạn chỉ cần tập trung truyền thông với những người đang kinh doanh, người có nhu cầu sẽ kinh doanh trong tương lai. 

Ngoài ra, bạn cũng nên cân nhắc thời gian để chạy truyền thông cho sự kiện một cách hợp lý. Không nên để nước tới chân mới nhảy.

Truyền thông cho sự kiện

18. Đừng quên đảm bảo an toàn cho các khách mời tham gia hội nghị

Để hội nghị được diễn ra hoàn hảo nhất, bạn cần kiểm tra các thiết bị cũng như các lối thoát hiểm tại địa điểm tổ chức sự kiện.

Chúng tôi luôn cập nhật và đào tạo về ý thức giãn cách xã hội cũng như các quy định phòng chống dịch cho tập thể nhân viên. Vì hơn hết, chúng tôi tin rằng sức khỏe và thành công của hội nghị là quan trọng nhất.

19. Hãy thuê một phó nháy chuyên nghiệp

Để lưu lại kỷ niệm hoặc để tận dụng những khoảnh khắc của sự kiện cho chiến dịch truyền thông marketing của công ty, bạn cần một phó nháy linh hoạt và chuyên nghiệp. Họ sẽ giúp bạn ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ của bữa tiệc. Vì vậy, hãy chú ý thuê một phó nháy chuyên nghiệp nhé. Ngoài ra, nếu công ty bạn có sẵn máy ảnh, bạn có thể tự chụp để tiết kiệm khoản chi phí này đấy.

20. Chuẩn bị bản khảo sát khách mời nếu cần

Việc tổ chức hội nghị mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Một trong số đó chính là có thể tham khảo ý kiến của khách hàng về doanh nghiệp cũng như trải nghiệm của họ đối với buổi hội nghị. Những đóng góp quý báu của họ chính là tiền đề để bạn có thể tổ chức hội nghị khách hàng, hội nghị khách mời tốt hơn trong tương lai.

21. Kiểm tra lại tất cả dịch vụ một lần nữa

Trải qua khoảng thời gian dài chuẩn bị cho hội nghị, mọi thứ đã coi như được sắp xếp đầu vào đó. Tuy nhiên, bạn cũng đừng chủ quan mà bỏ qua khâu kiểm tra nhé, chúng sẽ giúp bạn tránh được nhiều rủi ro khi sự kiện đang diễn ra nhé. Vào thời điểm trước một tuần khi hội nghị diễn ra, hãy liên hệ với tất cả các bên dịch vụ để đảm bảo sự kiện được diễn ra tốt đẹp nhé!

22. Đừng quên thông báo lại với khách mời về hội nghị

Nhiều khách mời thường hay bỏ quên mất hội nghị, sự kiện mà họ đã đăng ký. Vì vậy, việc của bạn là nhắc nhở họ để họ nhớ đến sự kiện của bạn. Gần đến ngày diễn ra sự kiện, bạn có thể dùng email hoặc tin nhắn để nhắc nhở họ đừng quên chừa thời gian trống để đến hội nghị của bạn.

23. Cần một người điều phối cho sự kiện 

Vào ngày diễn ra sự kiện, người điều phối sẽ đóng vai trò hướng dẫn để khách mời ổn định. Thông thường, MC của hội nghị sẽ đóng vai trò là điều phối và nói về một số thông tin cũng như giúp khách mời chú ý vào buổi lễ hơn. Tuy nhiên, vào trước buổi lễ, các khách mời cần một người hướng dẫn để đưa họ vào sảnh hội nghị, hay hướng dẫn họ đến quầy thông tin, nhà vệ sinh,... giúp họ nhanh chóng ổn định chỗ ngồi trước khi buổi lễ bắt đầu.

Cần có người điều phối sự kiện

24. Lên kịch bản tương tác với các khách mời trong buổi hội nghị 

Với tất cả các chương trình, hội thảo, hội nghị, diễn thuyết cho đến buổi giao lưu nghệ thuật, việc tương tác một chiều thường sẽ tạo cảm giác buồn chán cho các khách mời. Vì vậy, để khách mời thực sự lắng nghe và chú ý vào buổi hội nghị, bạn cần tạo ra tương tác hai chiều với khách mời. Hãy lên trước những kịch bản tương tác với các vị quan khách trong buổi hội nghị. Nội dung kịch bản có thể bao gồm các câu hỏi để giao lưu với khách hàng, các minigame đơn giản, sự kiện đơn giản để mời họ tương tác trên sân khấu. Ngoài ra, bạn còn có thể tổ chức những khảo sát online mà khách hàng có thể làm nhanh chóng và đưa ra kết quả ngay lập tức. Từ đó, lấy thông tin một cách trực quan và thực tế phục vụ cho buổi hội thảo.

25. Gửi thư cảm ơn và tặng quà lưu niệm cho các khách mời

Sau khi hội nghị kết thúc, đừng quên cảm ơn những khách hàng đã tham dự buổi tiệc. Hãy trao các phần quà kỷ niệm để họ nhớ về doanh nghiệp của bạn.

Tặng quà lưu niệm cho quý khách mời

26. Quyết toán các khoản chi phí sau khi sự kiện kết thúc

Thông thường các chi phí tổ chức sự kiện sẽ được đặt cọc trước một phần cho bên phía dịch vụ tổ chức. Điều này đảm bảo về mặt quyền lợi cho cả hai bên, bên tổ chức và phía công ty. Sau khi sự kiện, hội nghị kết thúc, bạn hãy sắp xếp và thanh toán các khoản phí còn lại.

27. Đánh giá sự thành công của hội nghị 

Cuối cùng, sau mỗi hội nghị, bạn cần đánh giá xem sự kiện của bạn có thành công hay không. Đầu tiên, hãy so sánh với các mục tiêu bạn đã thiết lập ban đầu, so sánh xem hạng mục nào đã làm tốt và hạng mục nào chưa tốt. Tiếp đó, bạn hãy xem các phiếu khảo sát của khách hàng về hội nghị, để xem họ đánh giá như thế nào. Công đoạn này, bạn cần tiếp nhận một cách cởi mở nhất và rút kinh nghiệm trong những sự kiện sau này.

Đánh giá sự thành công của hội nghị

Với 27 bước tổ chức hội nghị từ A-Z mà TST Entertainment đề cập ở trên, bạn đã biết cách tạo ra sự kiện hoàn hảo cho công ty của mình chưa? Nếu bạn có thắc mắc về quy trình tổ chức hội nghị hãy để lại thông tin liên hệ nhé. Bộ phận tư vấn của chúng tôi sẽ liên hệ với bạn sớm nhất. Chúc hội nghị của các quý công ty thành công tốt đẹp.